الحضارية، ولذلك لم يكن غريباً أن تكون الحاسبات الآلية والأقمار الصناعية هي سمة هذا العصر، كما كانت الآلة البخارية هي سمة الثورة الصناعية، ومن المعروف أن الحاسبات الآلية والأقمار الصناعية إنما تتعلق بتوفير الأجهزة اللازمة للتصرف في المعلومات على نحو أكبر، ولقد وجد من العلماء من يرى أن الإنسان مجرد قدرة للتصرف في المعلومات (الذاكرة والخيال).

ويقصد بالمعلومات الأرقام والحقائق التي تساعد الإدارة على تصور ما يحيط بها من مواقف، وتفسير ما يحدث من مظاهر وأحداث وصولاً إلى التنبؤ الدقيق لما يمكن أن يقع في المستقبل.

وكما تقيم الإدارة الناجحة الموارد البشرية والتكنولوجية والمالية فإنه تقيم وتهتم بمورد المعلومات، حيث تعتمد جميع وظائف الإدارة على المعلومات، وعلى الاستخدام الفعال لها، فمثلاً تتطلب وظيفة التخطيط معلومات عن البيئة وعن قدرات المنظمة، وتعتمد القيادة على المعلومات منذ إعطاء العاملين ردود الفعل حتى تحقيق الأهداف الاستراتيجية، كما يرتبط الهيكل التنظيمي بشكل وثيق بالمعلومات ولذا قد نجد أن أهم المشاكل في تصميم التنظيم هو عدم التدفق السليم للمعلومات، كما لا يمكن للإدارة أن تحقق الرقابة الفعالة بدون معلومات دقيقة وفي توقيت سليم عن أداء المنظمة، كما نجد أن المعلومات عن الاقتصاد والعملاء وإشباعاتهم، وقوة العمل والتكنولوجيا الجديدة جميعاً معلومات حيوية لنجاح واستمرارية المنظمة.


أولاً: أهمية ووظائف المعلومات:

أهمية المعلومات:
لا شك أن أي فرد أو منظمة أو مجتمع يسعى إلى تحقيق القوة، وهي تعتبر بحق الباعث والدافع وراء كل نشاط إنساني، وتعتمد هذه القوة على ثلاثة عناصر أساسية هي: العنف والثروة والذكاء أو بمعنى آخر على العضلات والمال والمعرفة (من خلال المعلومة)، وأهم هذه العناصر في المرحلة القادمة من حضارة البشرية هي المعرفة.

وأصبحت المعرفة المصدر الوحيد للقوة ذات النوعية المتميزة، وتتميز المعرفة عن العنصرين الآخرين للقوة في أنها لا نهائية ليس هناك حدود تحدها، فالعنف عندما يبلغ حده الأقصى لا يمكن أن يتجاوزه في الدفاع أو التدمير، وكذلك الثروة لا يمكنها شراء كل شيء بل تقف عاجزة عند حد معين لا تتجاوزه، أما المعرفة فهي غير محدودة الأثر وفي إمكاننا الحصول منها على المزيد وتوظيفها في أغراض لا نهاية لها.

كما أن المعرفة لا تفنى بالاستعمال كالرصاصة عندما تخرج من المسدس أو النقود إذ تخرج من الخزينة، إنها قابلة للاستعمال الدائم في أكثر من هدف بعكس الرصاصة التي لا يمكن أن تصيب هدفين في نفس الوقت، أو الجنيه أو الدولار الذي لا يمكن أن يشترى شيئين كل منهما يساوي جنيها أو دولاراً.

كما أن هناك فارقاً هاماً آخر وهو أن القوة والثروة يمتلكها القوي والثري فقط، أما المعرفة فيمكن أن يجوزها الضعيف والفقير على السواء، وهذا ما يجعل المعرفة عنصراً ديمقراطياً للقوة، كما يجعلها تتحكم في المصدرين الآخرين. ولذلك فإن صراع المستقبل لن يدور حول الحصول على الدخل والثروة أو حول الحصول على المعرفة وكيفية توزيعها، فالقوة والثروة أصبحتا تعتمدان اعتماداً تاماً على المعرفة.

وبالنسبة إلى اقتصاديات نظام المعلومات فإنه رغم أهمية المعلومات لمتخذ القرار إلا أنه من المهم النظر إليها من منظور اقتصادي، حيث أن المعلومات سلعة لها نفقة تتحملها المنظمة، وينبغي على الإدارة أن تراعي الحصول على المعلومات وتوفيرها بأقل نفقة ممكنة بحيث يزيد العائد منها على تكلفتها.

ولذا ينبغي على إدارة المنظمة أن تقارن تكلفة إقامة نظام للمعلومات تتمثل بنودها في وجود وحدة تنظيمية في هيكلها التنظيمي، تضم عدداً من العاملين والفنيين، وعدداً من الأجهزة والمعدات تبدأ من الآلات الحاسبة حتى الحاسبات الآلية لتقوم بتبويب البيانات Data processing وإعدادها لتكون صالحة لاستخدامها في اتخاذ القرارات بالإضافة إلى غير ذلك من التكاليف والأعباء التي تتحملها المنظمة والتي ينبغي أن تكون أقل من العوائد المحققة من استخدام مخرجات ذلك النظام في اتخاذ القرارات الإدارية والتي يناط بها مراكز اتخاذ القرارات والمستويات الإدارية المختلفة، وبذلك لو كانت تكاليف ذلك النظام أكبر من عوائده فلا جدوى إطلاقاً من إقامته.

وظائف المعلومات:
1. معايير تعظيم الفائدة من المعلومات:
لا شك أن المعلومات للمعاونة للمدير هي معلومات مفيدة، ولكي تكون المعلومات مفيدة ينبغي أن تحقق المعايير التالية:   
1. أن تصل في التوقيت المناسب لاتخاذ القرار وليس قبله أو بعده.
2. أن تكون كاملة.
3. أن تكون مناسبة.
4. أن تكون مختصرة.

ونجد في الحياة العملية أن المعلومات نادراً ما تكون كاملة, ودائماً يتصرف المديرون وفقاً للمعلومات المتاحة لهم، ولكن كلما كانت المعلومات المتاحة يتوافر فيها المعايير السابقة، كلما كانت عوناً لتحسين العملية الإدارية، وكلما كانت تمثل مورداً استراتيجياً حقيقياً.

هذا وسواء كانت المنظمة شركة صناعية أو خدمية أو مهنية فإنه يجب أن تحصل على المعلومات وتحللها، ثم تتصرف بناء على تفسير هذه المعلومات.

ومن الأفكار التي يمكن استخدامها من المعلومات التي تعتمد على بيانات مركبة هو تخفيض متطلبات العمل، وزيادة الجودة، وتقديم فهم جيد لعمليات المنظمة.




2. استخدام المعلومات في الرقابة:
المعلومات هي المفتاح لتحقيق الإدارة لنظم الرقابة الفعالة، ونجد أن عملية الرقابة تتمثل في إعداد المعايير، وقياس الأداء الفعلي، ومقارنة الأداء الفعلي بالمعايير، ثم التصرف بناء على النتائج. فمثلاً نجد أن مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير يولد معلومات، وبدون المعلومات نجد أن المديرين لا يستطيعون تقييم الموقف بدقة أو اتخاذ التصرف المناسب والأخذ بنظم الرقابة الجديدة بحيث يتاح للإدارة معلومات جديدة.

3. استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات الإدارية:
تتمثل أهم الوظائف التي تقدمها المعلومات للإدارة فيما يلي:
1. وصف المواقف والأحداث المختلفة والمؤثرة على الإدارة: والتي تمثل المناخ الذي يتم في إطاره العمل الإداري.
2. تحليل المواقف والأحداث السابقة وتفسيرها: للوصول إلى العوامل والمتغيرات الأساسية المحددة لها، وكذا للوصول إلى العلاقات التي تربط العوامل وتحركها.
3. معاونة الإدارة في اتخاذ القرارات: من خلال توفير أسس المقارنة والمفاضلة بين الحلول والإجراءات البديلة لاختيار أفضلها جميعها.
4. توفير المعلومات عن الأحداث والظواهر المستقبلية (التنبؤات) الأمر الذي يمكّن الإدارة من الإعداد لها والتخطيط لمواجهتها.
5. تقييم السياسات والقرارات الإدارية: لبيان مدى فعاليتها وكفاءتها في هذا وفي سبيل توفير المعلومات اللازمة للإدارة لكي تقدم الوظائف السابقة فإن الجهود ينبغي أن تنصرف إلى إقامة نظام متكامل للمعلومات integrated information System يضمن توفير البيانات الدقيقة والكافية للاستخدام بمعرفة الإدارة في الوقت المناسب لذلك.

4. الوظائف التي تؤديها نظم المعلومات الإدارية:
1.  تحديد الاحتياجات من المعلومات.
2.  تجميع البيانات المطلوبة من مصادرها المختلفة.
3.  معالجة البيانات وإعداد المعلومات للعرض والاستخدام.
4.  إرسال المعلومات إلى مراكز اتخاذ القرارات، وإلى المستويات الإدارية المختلفة.
5.  حفظ وتسجيل المعلومات.
6.  تحديد المعلومات المطلوبة، ومتابعة التغير فيها حتى تصبح قابلة للاستخدام على نحو مستمر.
ثانياً: نظم المعلومات وطرق الحصول عليها:
أ. تحويل البيانات إلى معلومات:
البيانات هي عبارة عن الحقائق والأفكار والمفاهيم التي تجمع وتخزن في شكل خام، وتتضمن بيانات المنظمة كل شيء، والبيانات ذاتها لا تقدم معنى كبير أو تأمل ما، ولكي يكون لها معنى فإنها يجب أن تتحول إلى صورة أو شكل يوصل المعرفة أو النتائج.

والمعلومات بذلك هي نتيجة تبويب أو إيجاد ارتباط أو تلخيص البيانات الخام لخلق المعرفة، فالبيانات تقدم الحقائق ولكن تحليل هذه الحقائق هو الذي يعطي المديرين المعلومات التي تؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل، ولذا يصف البعض المعلومات بأنها " الفرق الذي يصنع الفرق" بمعنى أن المعلومات تخبر المدير شيئاً لم يعرفه من قبل" فرق" وأن هذه المعرفة تساعد المدير على اتخاذ قرارات أو تصرف ما بحيث "يصنع فرق" وإن تقطير البيانات في شكل معلومات ليس مهمة سهلة، ومعرفة ما هي ذو معنى لكل متخذ قرار في المنظمة يتطلب فهماً جيداً لبيئة المنظمة الداخلية والخارجية، نظراً لأن إدارة المعلومات الاستراتيجية يمكن أن يمثل تحدياً كما أن القيام بذلك يمثل أمراً حيوياً لنجاح المنظمة، نجد الآن أن المنظمات الكبيرة لديها مدير في مستوى الإدارة العليا يسمى"مدير المعلومات الأساسية" والذي يركز على المعلومات وعلى نظم المعلومات. وعمله ليس قاصراً على مجرد التعامل مع الكمبيوتر حيث يمتد إلى إدارة مجموعة متنوعة من المشروعات والنظم وتصميم وتشغيل هذه النظم.

لا شك أن تصميم نظام للمعلومات في المنظمة يعتمد بدرجة كبيرة على التنظيم الإداري في المنظمة، والذي يتضمن الترتيبات التنظيمية، والإجراءات المناسبة للتخطيط والرقابة، والتحديد الصحيح للأهداف، وبناء عليه يمكن تصميم نظام للمعلومات يستطيع توفير معلومات للإدارة, بالشكل وفي المكان وفي الزمان التي يحتاجها، وذلك لكي تساعدها في اتخاذ القرارات الإدارية اللازمة.

ب. خطوات إقامة نظام متكامل للمعلومات:
تتمثل أهم خطوات إقامة النظام المتكامل للمعلومات فيما يلي:
تحديد أهداف النظام تحديداً واضحاً دقيقاً.
تحديد مراكز اتخاذ القرارات في المنظمة.
تحديد أنواع المعلومات التي يحتاجها كل مستوى لاتخاذ كل نوع من القرارات الموضحة في الخطوة السابقة.
تحديد مصادر الحصول على المعلومات المطلوبة.
تحديد وسائل تجميع المعلومات عن المصادر المختلفة.
تحديد أساليب عرض المعلومات، ودورية إرسالها إلى مراكز اتخاذ القرارات في المنظمة.
تحديد أساليب تقييم المعلومات المجمعة، وأسس تعديلها، وتجميعها منذ البداية وذلك بشكل مستمر.

هذا ويتكون نظام المعلومات الكلي في المنظمة من مجموعات من النظم الفرعية التي تعمل على توفير البيانات في مجالات مختلفة، وسنعرض فيما يلي لهذه النظم باختصار:
1. نظام معلومات الإنتاج (العمليات):
يختص هذا النظام بالمعلومات المتعلقة بالتدفق المادي للسلع أو من السلع والخدمات، وتغطي هذه البيانات أنشطة معينة مثل: تخطيط ومراقبة الإنتاج، ورقابة وإدارة المخزون السلعي، والشراء والتوزيع، والنقل ويوفر نظام الإنتاج كميات كبيرة من البيانات، ذلك لأن هذا النظام يميل إلى أن يكون آلياً بدرجة كبيرة، كما أن توقيت توفير البيانات يكون مناسباً الأمر الذي يؤدي إلى فوائد كبيرة نتيجة لاستخدام تلك البيانات في مجالات عديدة.

هذا ويعتبر نظام معلومات الإنتاج في منظمة صناعية من أهم نظم المعلومات من وجهة النظر التشغيلية، وعلى الرغم من ذلك فإنه يلقي غالباً اهتماماً أقل من النظام المالي (نظام المعلومات المالية) في المنظمة، ورغم أن توفير المعلومات اللازمة للإنتاج يقدم فرصاً كبيرة للتنمية، وتوفير التكاليف، وزيادة الكفاءة التشغيلية مما يحقق نتائج ملموسة للمنظمة ككل.

2. نظام المعلومات المالية:
قد يسميه البعض النظام المالي أو النظام المحاسبي، ويعتبر أهم مصدر كمي للبيانات في المنظمات المختلفة، ويعتبر أقدم نظم المعلومات وأكثرها تطوراً، ويوفر قدراً كبيراً من المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الإدارية، كما يوفر- بشكل خاص- قدراً كبيراً من المعلومات حول التكاليف التي تستخدم في اتخاذ القرارات.




هذا ويحقق نظام المعلومات المالية المهام الآتية:
التنبؤ بالمؤشرات المختلفة التي تنتج عن نظم المعلومات المختلفة.
التنبؤ بالخطوات التي ينبغي القيام بها نتيجة لكل مجموعة من المؤشرات السابقة.
التنبؤ بالعائد المتوقع نتيجة لكل من المهام السابقة.
اختيار نظام المعلومات الذي يحقق أقصى عائد صافي متوقع، وذلك بعد الأخذ في الاعتبار والتكاليف المتوقعة للحصول على البيانات.

3. نظام المعلومات التسويقية:
يؤدي نظام المعلومات التسويقية إلى إنجاز العديد من المجالات الأساسية للوظيفة التسويقية وهي:
1. التخطيط والتنبؤ بالمبيعات.
2. بحوث التسويق خاصة بحوث السوق.
3. الإعلان.
4. معلومات التشغيل والرقابة المطلوبة لإدارة الوظيفة التسويقية مثل:
( تقارير البيع وتقارير تكلفة التوزيع).

4. نظام معلومات القوى العاملة:
تتعلق بالمعلومات عن العاملين بالمنظمة والاحتياجات المستقبلية من العمالة وتوفير البيانات اللازمة للحصول على العمالة، وللإحلال، وللتدريب ولمكافأة القوى العاملة.

هذا وقد يرى البعض أنه يمكن تحديد أنظمة المعلومات الإدارية من خلال ما تقدمه تلك الأنظمة من مخرجات والتي يتمثل أهمها فيما يلي:
1. مؤشرات النشاط.
2. معدلات استخدام الطاقات المتاحة.
3. نسب المواد المستخدمة إلى المنتجات.
4. متوسط النفقات لكل فئة من فئات النشاط.
5. نسب الربحية ومعدلات استخدام الأموال المستثمرة.
6. أرصدة المخزون السلعي.
7. نتائج النشاط في البيع والإنتاج والتمويل dorao2 am.
8. حصر الأفراد وتحليل نوعياتهم.
9. المركز المالي ونسب ومؤشرات الكفاءة المالية.
          10 . تقديرات النشاط للفترات المقبلة.
11. احتمالات النجاح أو الفشل للخطط المستقبلية.
12. اتجاهات التطور المتوقعة في أشكال النشاط المتباينة للمنظمة.
13. مؤشرات لتقييم القرارات السابقة للإدارة.

ب.  طرق الحصول على المعلومات:
قد يلجأ المدير للحصول على المعلومات إلى بعض الطرق، والتي يمكن تقسيمها إلى ما يلي:
1.  الحصول على المعلومات بشكل غير مقصود indirect viewing وتشير هذه الطريقة إلى الموقف الذي يحصل فيه المدير على المعلومات بدون هدف محدد مسبقاً مثل المعلومات المنشورة في الصحف والمجلات، وتعتبر المعلومات الواردة عن هذه الطرق أقل المعلومات تكلفة.

2.  الحصول على المعلومات بشكل مشروط Conditioned viewing ونعني بهذه الطريقة أن يكون للمدير هدف ما في استقبال المعلومات وإدارتها وتحليلها لتقييم مدى فائدتها لعملية التخطيط مثل قراءة المجلات المتخصصة.

3.  البحث غير الرسمي: ونعني بهذه الطريقة الجهود غير المنظمة أو غير المخططة التي يبذلها المدير للحصول على المعلومات المرتبطة بتحقيق هدف محدد مثل: الاتصالات التليفونية أو اللقاء بمجموعة من الأفراد الذين تربطهم بالمدير علاقات شخصية، وإن كانت طريقة الاتصالات التليفونية ليست جيدة، لأن الأفراد الذين يحوزون تليفون يمثلون عينة متحيزة.

4.  البحث الرسمي: يعبّر عن الجهود المخططة والمنظمة لاستقبال معلومات محددة لأغراض معينة مثل: بحوث التسويق، والإنتاج، والبحوث التي تتعرض للمشاكل المالية: كمشاكل التمويل وعجز السيولة واتخاذ القرارات الاستثمارية..الخ، وعادة تكون تكلفة الحصول على المعلومات بطريقة رسمية مرتفعة وتتطلب جهوداً تخطيطية مسبقة، وتتمثل أهم طرق البحث الرسمي فيما يلي:
1. وسيلة المقابلة الشخصية:
تعتبر من أهم الطرق للحصول على المعلومات، حيث هناك من البيانات التي لا يمكن الحصول عليها إلا بالمقابلة وجهاً لوجه، وفي مناسبات عديدة قد يدرك الباحث أنه من الضروري رؤية وسماع صوت وكلمات الأشخاص موضوع البحث.

وتساعد وسيلة المقابلة الشخصية في ملاحظة سلوك الأفراد والجماعات والتعرف على آرائهم ومعتقداتهم، وفيما إذا كانت تتغير بتغير الأشخاص وظروفهم، وقد تساعد كذلك على تثبيت صحة معلومات حصل عليها الباحث من مصادر مستقلة أو بواسطة وسائل بديلة أو للكشف عن تناقضات ظهرت بين تلك المصادر. وتمتاز هذه الوسيلة بأنها أفضل الوسائل لاختبار وتقويم الصفات الشخصية، كما أنها مفيدة في مجال الاستشارات، كما أنها الوسيلة الوحيدة لجمع البيانات في المجتمعات الأمية بالإضافة إلى أن نسبة الردود عالية عند مقارنتها بالطرق الأخرى لجمع البيانات كالاستبيان.
2. وسيلة الاستبيان:
وهو عبارة عن وسيلة لجمع البيانات عن طريق استمارة يجري ملئها من قبل المستجوب، ونجد أن الأخير هو سيد الموقف، فهو الذي يملأ الاستمارة بكلماته وبخط يده حسب فهمه للأسئلة الواردة بها وحسب درجة استجابته لذلك، وتستخدم هذه الوسيلة لجمع معلومات بشأن معتقدات ورغبات المستجوبين، بشأن الحقائق التي هم على علم بها، ولذا يستخدم الاستبيان للكشف عن حقائق الممارسات الحالية، واستطلاعات الرأي وميول الأفراد، كما أنه وسيلة ملائمة للوصول إلى الأفراد المنتشرين في مناطق واسعة دون أن تكون باهظة التكلفة، كما أن بياناته تكون أكثر موضوعية مقارنة بالمقابلة الشخصية كوسيلة بديلة، مع السماح بوجود وقت كافي للمستجوب للتفكير المتأني في الأسئلة وللتدقيق في إجاباته عليها.

3. الملاحظة Observation:
تشتمل هذه الطريقة على إرسال ملاحظين لتسجيل ما يحدث فعلاً، كما يندرج القياس الفعلي أو الحساب أيضاً ضمن هذه الطريقة، وأمثلة ذلك ما يحدث في إحصاءات الرقابة على الجودة.


4. التقارير Reports:
وتقوم هذه الطريقة على أساس الملاحظات أو الأحاديث غير الرسمية، وقد تكون هذه التقارير قاصرة ومتحيزة، ولكنها في أحوال أخرى قد تكون مفيدة للغاية.